Uno de los problemas más graves de los despachos de administración de fincas la procrastinación.
Carlos Antón Selva, Coordinador del Referencial de Calidad para el Servicio de Administración de Fincas en Murcia, ha advertido que es requisito indispensable de este sistema la formación continua del Administrador de Fincas.
Martin Carlos García, Administrador de Fincas del Colegio de Extremadura, inauguró el ciclo de ponencias que han conformado las “Jornadas de Formación. Cuarto Trimestre 2016” de COAFMU, inauguradas el pasado 25 de octubre por la Directora General de Ordenación del Territorio y Vivienda, Nuria Fuentes García-Lax.
La ponencia, titulada “Lleva tu despacho como un reloj”, ha planteado cómo debe ser la correcta organización de un despacho de administración de fincas para que sea exitosa.
Entre las recomendaciones que ofreció Martín C. García para optimizar el tiempo en el despacho, destaca la idea de hacer un calendario general y otro específico para las juntas de propietarios. Igualmente, destacó la importancia de cumplir la agenda con la implicación de todos los trabajadores del despacho.
En este sentido, García aconsejó tener como objetivo la automatización del despacho de administración de fincas con el fin de reducir costes y errores, todo ello dedicando el tiempo y la tecnología necesarios. “Contratad tecnólogos que puedan automatizar procesos en vuestros despachos”, señaló García.
García señaló como uno de los problemas más graves de los despachos de administración de fincas la procrastinación, esto es, dejar los asuntos más importantes sin hacer para ejecutarlos más adelante. El administrador extremeño expuso que la solución a esta tendencia está en programar dichas tareas importantes, y para ello se ha de determinar primero qué sea lo importante.
Al hilo de esto, García recordó que lo más principal en la década de los ’90 era la contabilidad, mientras que actualmente, la automatización de los procesos ha quitado relevancia a la contabilidad y la ha ganado el apartado de incidencias. Por su parte, las juntas de propietarios mantienen su importancia, ya que el grueso de los clientes no está tan introducido en las nuevas tecnologías como para usar la teleconferencia como herramienta de trabajo en las juntas.
Martín Carlos también insistió en la importancia de la comunicación en dichas juntas, así como en hacer un trabajo de inteligencia emocional, que mejora la experiencia del cliente.
También participó Carlos Antón Selva, Coordinador del Referencial de Calidad para el Servicio de Administración de Fincas en Murcia, quien advirtió que este sistema debe acompañarse de indicadores de control para saber si funciona. Y recordó que son requisitos indispensables de este sistema: la formación continua del Administrador de Fincas, acreditando su asistencia a cursos, etc; así como las garantías financieras mediante la contratación por el Administrador de un seguro de caución, siendo aquel el tomador y la comunidad de propietarios el asegurado.
Una decena de profesionales destacados de la administración de fincas de diferentes puntos de España, así como abogados y asesores han expuesto, entre los días 25 y 27 de octubre, y 4 y 18 de noviembre en Murcia, temas tan importantes para la profesión como el referencial de calidad específico para el administrador de fincas, entre otras.
